Een dag in het leven van de planningscoördinator opnamebureau/secretaresse

Mijn naam is Roswitha van Olst en ik ben werkzaam als planningscoördinator bij het opnamebureau en ben tevens secretaresse op de poli. Mijn werkdagen zijn maandag, dinsdag, woensdag en donderdag van 7.45 – 17.15 uur. Op de maandag, dinsdag en woensdag ben ik werkzaam als planningscoördinator bij de Opname en op de donderdag werk ik als secretaresse op de poli. Als secretaresse op de poli doe ik voornamelijk: spreekuurondersteuning, baliedienst of telefoondienst. Vandaag zal ik iets vertellen over een dagje werkzaam bij het Opnamebureau.

De werkdag begint om 7.45 uur, inmiddels heb ik mijn computer opgestart, koffie voor mijn collega en mezelf gepakt en zitten we start klaar om de dag te beginnen. De Opname wordt elke dag door 2 mensen bemand. Wij verzorgen de gehele OK- planning van 15 orthopeden, waarin we nauw samenwerken met verschillende disciplines, zoals: anesthesie, verpleegafdeling orthopedie, A-dienst OK, secretaresses, management en orthopeden. Vanaf het moment dat de patiënt door de arts op de wachtlijst wordt geplaatst tot het moment van operatie proberen wij het proces zo goed mogelijk te coördineren en in te richten. Je kunt je voorstellen, dat de Opname hierbij een belangrijke spil in het web is. Het is af en toe vlieg- en kunstwerk. 

Elke dag starten wij met het controleren van de wachtlijst en tevens verzorgen wij het stopmoment-2 van de OK’s die over 2 dagen gaan plaats vinden. Het stopmoment-2 is een extra check of alles voor de geplande OK aanwezig is (denk hierbij aan materialen, assistentie firma ect..) en of patiënt anesthesiologisch (stopmoment-1) is goed gekeurd, check, check, dubbelcheck. 

Ondertussen word ik regelmatig gebeld. Het eerste telefoontje krijg ik via de secretaresse van het telefoonteam die een patiënt aan de lijn heeft en zich afvraagt wanneer hij aan de beurt is. Patiënt staat op de wachtlijst voor een totale heupprothese links bij dr. van Doorn. Ik sta hem te woord en kan hem gelukkig blij maken met een operatiedatum op korte termijn. Vervolgens belt de arts-assistent mij op: er is een patiënt via de SEH binnen gekomen die vandaag door dr. Rompen wordt geopereerd, collum fractuur rechts. Ik zet de patiënt in de OK-sessie, anesthesist is op de hoogte, bed op de afdeling is geregeld, tevens stel ik de A-dienst (procescoördinatoren OK-team) op de hoogte.  Zo gaat de telefoon de gehele dag door met verschillende vragen van verschillende disciplines. Je kunt je voorstellen dat het hier aan afwisseling en hectiek niet ontbreekt. Prioriteiten stellen en coördinatie is een gave waarover je moet beschikken als je hier werkzaam bent, bovendien moet je niet schromen voor een beetje stress.

De wachtlijst is inmiddels klaar en het stopmoment is gecheckt. Iemand van de  A-dienst is gearriveerd het is inmiddels al 11.00 uur en we gaan samen het OK-programma voor volgende week bespreken. Zijn alle materialen aanwezig? Klopt de volgorde op OK? Zijn de firma’s die komen assisteren ingelicht? Gipskamer ingelicht? Dit zijn zo een aantal criteria waaraan de geplande opnames moeten voldoen. 

Als alles is gecontroleerd, dan sturen wij de definitieve opnamebrieven met het nuchterbeleid en medicijngebruik toe. Zo worden alle patiënten 1 week voor de opname ingelicht over het opnametijdstip. Tijdens de lunchpauze van mijn collega werk ik nog wat administratieve dingen af en ga vervolgens zelf ook met lunchpauze. In de middag hebben we tijd om de mailtjes af te werken en zetten we het OK-rooster voor de volgende maand erin. We werken met een 3 á 4 wekelijkse planning voor de protheses, hier kunnen we een begin mee maken en kijken welke arts er in die maand meer OK nodig heeft i.v.m. meer aanbod van patiënten en welke arts minder, zodat deze arts meer spreekuur krijgt in die maand. Dit alles wordt besproken met de procescoördinator van de poli. We werken met zelfsturende teams, wat korte lijnen geeft, dit werkt snel en prettig.

Het is inmiddels al bijna 17.15 uur, de laatste mailtjes nog afhandelen en dan is het tijd om naar huis te gaan. Fijn en prettig gewerkt vandaag. Morgen wacht weer een nieuwe dag met nieuwe uitdagingen.

Hartelijke groet,
Roswitha van Olst.